ESTE ES EL PRIMER MÓDULO Y MÓDULO PRINCIPAL DE LA APLICACIÓN.

A través de él vamos a gestionar todo lo relacionado, como su nombre indica, con la Secretaría de la hermandad.

• Entre los datos destacables se encuentra la ordenación automática de hermanos por orden riguroso de antigüedad en la hermandad. Esta ordenación es automática aunque se puede poner manual si así se desea. Esto facilitará, de manera automática, cualquier selección de hermanos por antigüedad, así como la elaboración de la nómina de la cofradía (ver apartado «Diputado Mayor» ).
• Existe una estructurada división en las direcciones de los hermanos, por calles, pueblos, provincias, e incluso paises. Añadiendo a estas la posibilidad de crear sectores para facilitar la gestión. Podemos establecer unos criterios de clasificación para los hermanos. Una vez definidos los podemos indicar en la ficha del hermano y nos servirá para filtrarlo en listados, etiquetas y circulares.
• Mediante el módulo de Bajas podremos definir las posibles causas de baja de hermanos y una base de datos de los hermanos dados de baja. Podemos reactivar un hermano dado de baja sin tener que introducir sus datos nuevamente.
• Otro apartado importante es el referente a listados ya que el usuario podrá definir los listados a su gusto indicando los datos que quiera que aparezca en los mismos. Y una vez definido el listado se pueden filtrar los datos por casi la totalidad de datos almacenados.
• Relacionado con este módulo también existe el apartado de impresión de etiquetas de hermanos. Igualmente, podemos imprimir etiquetas para el envío de boletines, imprimiendo una o varias etiquetas por domicilio.
• Podemos también definir unos hermanos «cobradores» que se encargarán del cobro de las cuotas, a los que se les podrá asignar calles de cobro, lo cuál puede facilitar la impresión de cuotas por cobradores.
• Como otro documento más, podemos elaborar e imprimir «Saludas», totalmente configurables.
• En el apartado de Actos de la hermandad podemos archivar los actos que se celebran en la hermandad y los hermanos que participan en ellos, pasando de forma automática al historial del hermano. También, en este apartado podemos registrar los cabildos que se celebran en la hermandad. De los cabildos podemos guardar el orden del día tratado y los hermanos asistentes al mismo.
• Se incluye una agenda de hermandades de la que podremos emitir etiquetas o enviarles circulares hechas en Word. Dentro de la agenda podemos clasificar los registros según las necesidades de la hermandad y podemos emitir las etiquetas y circulares en función de esta clasificación.
• Circulares de Word podremos crear tantas como necesitemos y podremos enviarlas a los hermanos que seleccionemos.
• En el Registro de Entrada/Salida de documentos podemos registrar todos los movimientos de documentos que se producen en la hermandad. Podremos consultar el registro de cualquier año almacenado.
• El último apartado es la gestión de envío de e-mails a los hermanos con diferentes filtros.

A través de este módulo vamos a gestionar la contabilidad de la hermandad. Podemos hacer cuatro grandes bloques para explicar este apartado, que son:

* Gestión de apuntes.                                       * Gestión de cuotas.

* Gestión de loterías.                                        * Gestión del Inventario.

• La gestión de apuntes la podemos dividir en tres apartados: definición de ejercicios, cuentas y subcuentas, gestión de apuntes y emisión de balances.
  • Entrando en detalle en cada uno de ellos, y empezando por el primero, diremos que en él podremos definir los ejercicios sobre los que vamos a trabajar, las subcuentas que utilizaremos y las podremos agrupar en cuentas para facilitar la visualización de resultados en los balances. No hay límites de cuentas y subcuentas pero de la correcta definición y agrupamiento de las subcuentas dependerán mucho los resultados de los balances.
  • En la gestión de apuntes podremos introducir todos los movimientos monetarios que se realizan en la hermandad. Estos movimientos se almacenarán por fecha para un correcto control de gastos/ingresos por periodos. En la ventana siempre estarán presente todos los apuntes realizados y el saldo total del ejercicio en el que se está trabajando, que debe estar a cero. Podremos emitir un recibo de cualquier apunte de cobro o pago.
  • A la hora de imprimir o visualizar los resultados contables de la hermandad podemos elegir entre tres tipos de balances: el balance anual, que determina el resultado anual detallando los importes por cuentas; el balance entre dos fechas, para obtener un resultado parcial en un periodo determinado; y un balance interanual, para ver la evolución de los gastos/ingresos entre varios años.
• Punto y aparte necesita el comentario referente a la gestión de las cuotas. Partiendo de la posibilidad de personalización de las cuotas, es decir, el usuario puede definir su propio modelo impreso de cuota (ver «Utilidades»). Una vez definido el impreso, se pueden seleccionar los hermanos a los que hay que emitirles las cuotas por diferentes filtros e imprimir las mismas. Las cuotas de los hermanos que tienen domiciliado el pago se generan en un fichero bancario para automatizar el cobro. También se facilita un módulo de gestión de cobro de cuotas que facilitará el posterior control de pago de cuotas, evitando los impagos.
  • En este apartado también tenemos la posibilidad de registrar el cobro de cuotas realizando un asiento automático por el importe cobrado.
  • Se incorpora la opción de realizar remesas de recibos bancarios para una cuota determinada. Tenemos dos opciones : el Adeudo bancario, que genera un fichero según la norma bancaria CSB19 que se entrega en el banco para su cobro automático; y el Pago por ventanilla, que genera un fichero según la norma Q57 para el pago por ventanilla del hermano.
  • Es posible consultar los pagos realizados por un hermano y la deuda pendiente, así como realizar pagos personalizados, todo desde una misma ventana. De esta forma se le facilita la información tanto a la hermandad como al hermano, agilizando la tarea de control a la hermandad y de pago al hermano.
  • El último apartado es la emisión de listados de los hermanos con cuotas pendientes. Podemos imprimir todas las deudas de todos los hermanos como consultar los hermanos que deben una cuota concreta.

• El módulo de Gestión de loterías permite definir los sorteos que organice la hermandad, indicando que tipo de papeletas juega y qué cantidad, así como el importe de cada una de ellas.
  • Podemos definir vendedores que no sean hermanos, indicando su nombre y sus datos de contacto. Esto nos permitirá entregar papeletas de lotería a personas externas a la hermandad.
  • El control de las Entregas, Pagos y Devoluciones de papeletas se controla en el último apartado de esta sección, donde se indicará el número y la numeración de las papeletas entregadas, el importe recogido o la numeración de papeletas devueltas, según corresponda. Desde este apartado también podremos consultar e imprimir el resultado del sorteo actual así como el resultado de un vendedor.
• El cuarto bloque es la Gestión del Inventario. Podemos tener controlado todo el material perteneciente a la hermandad. Entre sus datos podemos guardar la fecha de adquisición, su autor, el coste, si se ha restaurado, etc.

Este es otro módulo importante dentro de esta aplicación. En él vamos a gestionar todo lo referente a la salida procesional de la hermandad.

• En primer lugar definiremos las insignias que posee la hermandad. Esta base de datos la utilizaremos posteriormente para el proceso de solicitud de insignias y la configuración de la cofradía.
• En la configuración de la cofradía definiremos los tramos que tendrá y le asignaremos un nombre y si se trata de nazarenos o penitentes. Podremos indicar si el tramo tiene un número determinado de nazarenos y cuantos van en cada fila, 2 ó 3. La ordenación del tramo y si se puede solicitar ese tramo concreto, también son determinados. Una vez definidos, le asignaremos las insignias de cabecera de tramo indicando la posición que ocuparán. Este detalle es fundamental porque la asignación de insignias se realiza en ese orden.
• Definidas las insignias y la estructura de la cofradía estamos en disposición de efectuar todos los procesos. Todos los procesos se realizarán de forma automática en función de estos datos, por tanto, no es recomendable, en ningún caso, alterar estos datos en medio del proceso ya que podría alterar los resultados.
  • El primer proceso es el de solicitud de insignias. Una vez abierto el plazo de solicitud de insignias se registrarán las solicitudes de los hermanos, existiendo la posibilidad de imprimir un documento de solicitud. Terminado el periodo se ejecuta la opción de asignación de insignias y, de forma automática y por riguroso orden de antigüedad, a menos que se marque la opción de conservar la insignia del año anterior, se asignarán las insignias que se definieron en la configuración de la cofradía. Los resultados de los asignados y los NO asignados los podemos obtener por impresora para tomar las medidas oportunas.
  • Una vez hecho este proceso y abierto el plazo de Papeleta de sitio, se procede a almacenar en una base de datos los hermanos que se saquen la Papeleta de Sitio. Si un hermano resultó favorecido en el proceso de asignación de insignias, de manera automática, le aparecerán estos datos en su Papeleta de Sitio. En cualquier caso, el hermano podrá elegir el paso en el que hará estación de penitencia y si lo hace como penitente, cuantas cruces llevará. Siempre se podrá consultar las papeletas emitidas entre dos fechas teniendo la posibilidad de emitir un informe detallado y realizar el apunte contable de forma automática.
  • Terminado el plazo de Papeletas de Sitio se puede proceder a la impresión de la Nómina de la cofradía. En ella aparecerán los tramos definidos en la configuración de la cofradía, con las insignias que abre cada tramo y los hermanos que las portarán según el proceso de asignación de insignias, seguidos de los hermanos que conformarán cada tramo según la configuración establecida. También se puede emitir este listado por orden alfabético para localizar inmediatamente la situación de un hermano.
• Podemos registrar cualquier tipo de incidencia en el transcurso de la cofradía. Se indicará el hermano y la incidencia. Este dato se cargará de forma automática en el historial del hermano.

Como se puede observar, todos los procesos importantes están automatizados y respetando la rigurosidad en la antigüedad de los hermanos, preservando así todos los derechos de los hermanos.

Este módulo, «Utilidades», como expresa su título, es muy importante dentro de esta aplicación.

• La primera opción que nos encontramos es la de reorganizar ficheros. Esta opción nos permitirá eliminar espacio y reestructurar mejor los datos del programa. Es conveniente ejecutar esta opción cada cierto tiempo ya que previene la aparición de errores.
• Podemos y debemos realizar copias de seguridad de nuestros datos. Es la primera medida que debemos adoptar al manejar cualquier sistema informático y con los datos de nuestra hermandad no puede ser menos. A través de esta opción podemos realizar copias de seguridad y si hubiera cualquier problema recuperar los datos desde la copia.
• Es fundamental definir los usuarios que manejarán el programa. Para eso, el apartado de gestión de usuarios da la posibilidad de definir estos usuarios y limitarles el acceso al módulo o módulos que deban manejar. Todos estos permisos los establecerá el administrador del programa. Una vez definido un usuario, éste tendrá acceso al programa al seleccionar su nombre, en la ventana de acceso, e introducir su clave.
• Tenemos la posibilidad de activar la calculadora para facilitarnos los importes en el módulo de mayordomía.
• El apartado de configuración de documentos merece una atención especial ya que en este módulo vamos a poder definir todos los documentos que vamos a utilizar en el programa. Podemos definir en este apartado, los modelos de cuotas, etiquetas, papeletas de sitio, saludas, etc.
• Todo ello para permitir una adaptación perfecta de los documentos de su hermandad, lo cual permite poder cambiar de impreso según las necesidades de la hermandad. Exactamente, libertad para cambiar de impreso cuando y como quiera porque el formato lo puede diseñar usted mismo. Solamente necesitamos seleccionar qué tipo de documento queremos configurar, las medidas del papel a utilizar y elegir los datos que queremos mostrar y en qué posición del papel. Así de fácil es configurar una cuota, papeleta de sitio o una etiqueta.
• El último apartado de este módulo nos permite definir el nombre de nuestra hermandad, un bitmap que personalizará el acceso de la aplicación, etc.
• Tenemos diferenciados los distintos módulos con sus correspondientes opciones configurables por el usuario. Como notas destacables en cada módulo tenemos que:
  • En Secretaría podemos determinar la numeración de hermanos automática o manual. Es decir, podemos, de forma automática, al modificar los datos de cualquier hermano, al darlo de alta o de baja que se actualice de forma automática el número de todos los hermanos; o bien, podemos mantener el número de los hermanos hasta que se reordene la hermandad. Esta última opción sólo la podrá realizar el administrador del programa.
  • En Mayordomía podemos establecer el periodo contable de nuestra hermandad así como las subcuentas para cobros en los asientos automáticos que permite el programa.
  • En Diputado Mayor, definir el número de pasos de la cofradía, el precio de la papeleta de sitio, el impreso de papeleta y otras opciones.